Excel Tips: Menyimpan File Ke Format CSV

Banyak orang memiliki alasan yang kuat untuk tidak menyimpan file Excel ke dalam format standarnya (XLS atau XLSX). Salah satu alasannya adalah agar file tersebut dapat saling dipertukarkan kepada banyak orang yang tidak menggunakan Excel atau untuk keperluan ekspor/impor data ke perangkat lunak database.

Format yang cukup diminati adalah CSV (Comma Separated Value).

Sesuai namanya, data atau nilai yang terdapat pada file CSV satu dengan yang lain dipisahkan dengan karakter koma (,). Jika berganti baris, maka itu dianggap record baru.

Tentu saja ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi agar file Excel bisa disimpan dalam format CSV. Setidaknya ada tiga kondisi utama yang harus dipenuhi, yaitu:

  • Data yang diolah di Excel hanya berupa teks atau angka.
  • Tidak mengandung VBA.
  • Hanya terdiri dari satu sheet.

Langkah untuk menyimpan file ke dalam format CSV cukup mudah, yaitu dengan memilih File > Save As (Excel 2003 atau sebelumnya) atau dengan mengklik Microsoft Office Button > Save As pada Excel 2007. Setelah itu pada kotak dialog yang muncul, pilihlah format CSV (Comma delimited) (*.csv) melalui drop-down Save as type. Semudah itu? Tentu saja iya.

Namun seringkali ada kasus tertentu yang menjadikan perkara menyimpan ke dalam format CSV menjadi tidak semudah itu. Bagaimana seandainya data yang hendak disimpan ke dalam format CSV mengandung karakter koma? Tentu perangkat lunak yang membacanya akan mengira bahwa sudah saatnya berganti data, padahal sebenarnya koma itu dimaksudkan untuk tanda baca.

Sayangnya Excel tidak memiliki fasilitas untuk mengganti karakter pemisah tersebut. Kalau CSV, ya pemisahnya koma. Padahal sebenarnya bisa saja karakter pemisah tersebut diganti dengan titik koma (;) atau mungkin karakter lain. Yang jelas karakter tersebut tidak boleh muncul di bagian data.

Lalu bagaimana seandainya tanda koma tersebut ingin diganti karakter lain?

Ada satu trik yang bisa dilakukan, yaitu “meminjam” perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

  • Salin seluruh data Excel ke Word.
  • Pada Word, gunakan fitur Convert Table to Text.
  • Pada kotak dialog Convert Table to Text, pilih Other dan isilah dengan karakter titik koma (;).
  • Simpan dengan format Plain Text dan berilah nama file tersebut dengan akhiran *.csv.

Jika file tersebut hendak dibaca oleh perangkat lunak lain, beritahukan kepada perangkat lunak tersebut bahwa pemisah yang digunakan adalah titik koma (;), bukan koma (,).

Trik ini saya buat berdasarkan pengalaman saya mengimpor data dari Excel ke MySQL via phpMyAdmin.

Follow me on social media:

53 thoughts on “Excel Tips: Menyimpan File Ke Format CSV

  1. deni

    thanx buat infonya….
    btw , klo csv kan simpan datanya menjadi 1 baris gitu.
    klo mau simpan datanya menjadi 1 kolom gitu ,bisa ga ya?
    thanx

  2. siapa saja

    untuk mengganti karakter pemisah.. bisa juga dengan cara.. merubah regional komputer kita..
    caranya :
    masuk ke control panel->regional and language options->ubah standard and formats menjadi Indonesia( maka karakter pemisah akan menjadi “;”), klo diubah jadi English (United Kingdom) (akan berubah menjadi “,”)

    CMIIW..

      1. meity

        mas kalu mau kirim data excel tapi sebaris aja bisa gak?
        jd di dalam data base excel per baris plg akhir saya tuliskan email nah jika saya klik email tsb maka data baris itu saja yg terkirim data baris yg lain tdk terkirim. kira” bisa gak mas.

        1. Oom Yahya

          Mungkin bisa tapi harus pake Macro. Saya terus terang sudah lama gak main macro di Excel, banyak yang lupa

  3. agus sobirin

    mas terima kasih atas tipsnya saya sering mendapat program yang harus di entry padahal datanya ada di excel kalo boleh bisa berikan caranya dari excel ke mysql tanpa harus mengentry data ulang.
    trims :)

  4. mas mau tanya nih.. saya ada 2 komputer. saya kan sering mendownload file history transaksi dari bank melalui online dengan ekstensi file .csv. msalah yg saya hadapi kenapa satu komputer saya isa membaca file .csv dengan excel tanpa di setting apapun(dengan kondisi semua kata2 di masing2 kolom n baris). sedangkan kompie yg satu lagi malah amburadul tulisan dan susunannya. kira2 pa yg harus saya lakukan? mengenai program yg terinstall semuanya sama..tidak ada yg berbeda.

    mohon pencerahannya
    jika berkenan tolong kirimkan melalui email ke [email protected]

  5. Dian

    Bagaimana cara mensave file excel, tapi semua rumus di file aslinya tidak muncul di file excel yang barunya? atau dengan kata lain difile yang baru menjadi value nya saja (link nya tidak berfungsi). Terima kasih atas infonya.

  6. indrei

    numpang tanya, pak, dengan menggunakan fasilitas import di phpmyadmin bisa gak ya import *.xls ke phpmyadmin ? ataukah harus disave dulu ke *.CSV ?

  7. Mf ak lg ad mslh nh, bs bantuannya nGga: data salah satu data yang ku import dr excell ke database kok’ ngga bs membaca yaa?? Pdhl utk data yg lain bs …. Mhn bantuannya ? Mksh

  8. Mas mau nanya. Saya kan udah convert dari excel ke CSV. Tapi kok di CSV datanya bisa berbeda dengan yang ada di Excel. Misalnya di excel ada data NUPTK yang berisi angka, tapi di CSV tidak muncul angkanya. Malah muncul rumus. Tolong jawab ya mas. Terimakasih

  9. Oom Yahya

    @Arom Akmala: wah, ini kasus langka, kalo dikonvert ke CSV harusnya justru rumusnya hilang. Bisa dicoba disave ulang ke nama lain?

  10. sekedar tambahan
    kalau menurut saya karakter titik koma atau koma juga tergantung di regional settingnya, karena saya pernah mencoba untuk en-US dan id-ID

  11. Sengaja saya browsing apa itu CSV karena ada pekerjaan yang mengharuskan menyimpan filenya di Excel dan CSV. Dan tulisan ini sangat jelas sekali dan sesuai yagn saya cari. Terima kasih Pak Yahya.

    1. Oom Yahya

      Kebetulan saya tidak memiliki kompetensi di bidang perpajakan, jadi saya tidak punya file yang dimaksud. Mohon maaf

  12. Darwin Ocik

    saya punya problem. ketika saya save ke format .csv file tersebut gk ada bedanya dgn format xls. seharusnya tiap kolom dipisah dengan koma dan tinggal hanya 1 kolom saya, namun file .csv saya masih sama dengan file .xls (punya banyak kolom dan tidak dipisah dengan koma)

    mohon bantuannya

    1. Oom Yahya

      Kalau dibuka di Excel ya memang akan nampak sama, tapi file CSV bila dibuka di text editor, misalnya Notepad, baru nampak terpisah koma

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *