7 Fakta Menarik Tentang Dokumen PDF

7 Fakta Menarik Tentang Dokumen PDF – File dengan format PDF saat ini telah menjadi format standar saat hendak melakukan sharing dokumen. Dokumen PDF sudah ada sejak tahun 1993, tapi kepopulerannya pada saat itu tidak seperti yang kita kenal sekarang.

File PDF memiliki kelebihan dalam soal keamanan, cocok untuk dokumen yang butuh proteksi lebih (misalnya dokumen negara), tetapi seperti kita semua tahu, kekurangan terbesarnya adalah sulitnya file PDF untuk disunting.

Selain itu, ada 7 fakta menarik yang perlu kamu ketahui tentang dokumen PDF. Ini dia.

1. PDF dikenal dengan konfigurasi mode Read-Only

Tujuan diciptakannya PDF adalah untuk dibaca, bukan disunting (diedit). Namun terkadang ketidakmampuan PDF untuk bisa diedit bakal menimbulkan rasa frustrasi. Katakanlah ada dokumen yang perlu diedit, tetapi pencipta dokumen sudah resign dari perusahaan dan file sumber (source) nya sudah hilang.

Masalah ini mendorong banyak perusahaan untuk merilis software edit PDF, agar para konsumen alias pembaca dokumen bisa mengedit file PDF secara bebas.

2. “PDF” adalah singkatan Portable Document Format, dikembangkan oleh Adobe Systems.

Adobe pertama membuat format PDF di tahun 1993 sebagai ‘proprietary format’, namun dirilis secara ofisial sebagai ‘open standard’ di 2008, dan dipublish sebagai ISO 32000-1:2008 oleh International Organization for Standardization.

3. File PDF didesain kompatibel untuk berbagai software dan platform

Sesuai namanya, ‘Portable Document Format’, jenis file ini dibuat sengaja supaya lebih portable dan bisa diakses di manapun, serta mudah dibaca oleh berbagai macam aplikasi pembaca dokumen.

Hal ini membuat PDF menjadi ‘portable’ karena ia bisa dikirimkan melalui email atau dibagikan antar pengguna tanpa peduli aplikasi apa yang digunakan untuk membagikannya serta sistem operasi yang digunakan.

4. PDF melalui banyak rintangan sejak kemunculannya

Ketika file PDF pertama kali muncul, adaptasinya ke pasar sangat lambat. Butuh waktu sangat lama hingga orang-orang mulai menggunakannya.

Pada awalnya, hal-hal yang membuat file PDF kurang menarik antara lain adalah ukuran file yang besar, sehingga bisa memakan waktu berjam-jam untuk diunduh, file PDF tidak mendukung hyperlink, dan kekurangan terbesarnya: perlu beli Adobe Acrobat untuk mengeditnya.

5. Fitur anotasi di PDF menjadikannya ideal untuk kolaborasi

Kolaborasi yang efektif bisa menghasilkan keuntungan besar untuk organisasi. Ketika seluruh anggota tim bisa mengedit dan mereview dokumen secara cepat dan mudah, bisnis tentunya akan berjalan lebih mulus.

PDF bisa memenuhi semua kebutuhan anotasi ini dengan fitur standar yang ada di Adobe Acrobat gratisan. Fitur ini memungkinkan banyak pihak untuk memberi anotasi dan catatan di satu dokumen yang sama, tanpa perlu repot print, tandatangan, scan, dan kirim email.

Pemberi komentar dan anotasi juga tercatat pada dokumen, sehingga proses pemberian feedback jadi lebih mudah.

Kepopuleran PDF untuk poin ini berkurang sejak kemunculan Google Sheets, Google Docs, dan Google Forms yang memungkinkan seluruh anggota tim berkolaborasi secara real-time di satu dokumen yang sama.

6. PDF tidak hanya untuk text dan gambar

Format dokumen ini dikenal sebagai format “kantoran”, oleh karenanya banyak asumsi berseliweran bahwa dokumen jenis ini ‘membosankan’. Tidak sedikit pula yang beranggapan bahwa PDF hanya bisa berisi text dan gambar.

Sebenarnya, PDF bisa menampung berbagai jenis konten. Meskipun menampung banyak jenis file sekaligus bisa membuat ukurannya jadi super besar, namun PDF multimedia sangat cocok untuk banner promosi. Bisa diisi animasi, suara, video, bahkan elemen interaktif.

7. PDF Tidak 100% Aman

Karena format PDF memberikan lapisan keamanan untuk sebuah konten, kita sering mengira bahwa tidak ada orang yang bisa mem-plagiat isi didalamnya. Tapi kalau anda merilis dokumen PDF di web, dan di-index oleh google, para pengunjung bisa memilih ‘view as html’ untuk mengambil isinya.

Untuk mencegah hal ini terjadi, selalu tambah lapisan keamanan di konten yang ingin anda share. Gunakan enkripsi, watermark, bahkan password PDF sehingga anda bisa menentukan siapa yang bisa mengakses dan siapa yang tidak.

Follow me on social media:

• 
• 
• 
•